Кризис оказался для меня отличным стимулом наконец-то взяться за дела, до которых раньше не доходили руки. Очень легко рассуждать о повышении эффективности компании, когда бизнес и так растёт на 20-30 процентов в год, а вокруг ты только и видишь, как появляются всё новые и новые бизнесы, твои потенциальные клиенты. Другое дело – ежедневные болезненные звоночки о том, что кто-то сворачивает производство, снижает обороты, о возможных приостановках работы крупных предприятий, обеспечивающих своими зарплатами основной платежеспособный спрос в городе. Тревожные перспективы помогают справиться с иллюзиями и ленью – заставлять себя больше не надо. На первый план выплывают дела, откладываемые «на потом». Это «потом» наступило.
Когда я проанализировал финансовую отчётность компании и прикинул самый негативный сценарий развития ситуации, стало понятно, на сколько мне необходимо будет сократить издержки, чтобы минимизировать потери от возможного сокращения дохода. Регулярно думаю о дополнительных возможностях зарабатывать в смежных нишах.
Разрабатывая другие антикризисные шаги, я неизменно приходил к необходимости значительно повысить качество коммуникаций, которые осуществляет компания. Под этим я понимал как наш маркетинг, так и внутренние коммуникации. Для начал составил список способов, которые я использую для общения с сотрудниками: совещания, неформальные беседы в течение рабочего дня, послания на внутреннем корпоративном блоге, заранее планируемые, но не всегда подготовленные должным образом беседы один на один по конкретным вопросам, переписка по почте, общение вне работы.
Самые большие опасения в недостаточной эффективности вызывали совещания. Теперь перед каждым совещанием у меня есть очень понятная схема того, на что я должен обратить внимание сотрудников. Прежде всего – это Среда, которая окружает Компанию. Совместными усилиями выясняем, что происходит в Среде. Что изменилось с момента последнего разговора? Какие риски и возможности несут эти изменения? По каким критериям можно определить влияние Среды на Компанию? Далее нужно определить, что необходимо предпринять Компании, учитывая ее стратегические цели и текущую ситуацию. Следом – анализ состояния команды. Какими ресурсами мы обладаем? Насколько ясна каждому его задача? Как налажено взаимодействие? Кто за что отвечает?
Обязательно стал оформлять результирующую часть каждого совещания письменно. Раньше я это делал не всегда. Теперь же необходимость вечером перечитать итоги проведенных встреч и совещаний приучили до их начала настраиваться на получение конечного результата. Составил себе шпаргалку. Кроме треугольника «Среда – Компания – Задача», теперь постоянно держу перед собой последовательность «что надо сделать – как сделать – кто будет делать». Без ответа на эти вопросы, проведение совещаний считаю бессмысленными.
В индивидуальных беседах с сотрудниками, отрабатываю похожий треугольник: «Команда (Среда) – Функционал сотрудника (Задача) – Сотрудник». До того, как у меня сложилась эта простенькая схема общения, я разделял цели внутренней коммуникации. Мне казалось, что в одном случае я общаюсь, чтобы наладить лучший контакт и взаимодействие, в другом – для постановки задачи и контроля. Теперь обе задачи объединились и к ним добавилась еще одна. Мы стали проводить совещания в виде мозговых штурмов, используя различные методики генерации идей. На этой неделе с рекламным отделом осваивали 4D-стимул. В результате выработали ряд интересных идей, которые тут же конвертировали в пункты плана на следующую неделю.
Я стал по-другому представлять и свою роль как ведущего совещаний. Моя задача - обеспечить понимание командой своей задачи на основе правильной оценки Среды и своих возможностей. Для этого я должен вопросами вести обсуждение от пункта к пункту, не давая упустить из внимания ни одну из вершин треугольника.
Личное общение – это здорово, но свои плюсы и прелести есть и у переписки по электронной почте, и у записей на внутреннем корпоративном блоге. Во-первых, я физически не успеваю ежедневно пообщатсья со всеми, с кем хотелось бы. Во-вторых, не всегда, есть соответствующие условия для спокойной беседы с глазу на глаз. Переписка даёт такую возможность. В день пишу по два-три письма сотрудникам. Ответы на письма помогают лучше понимать, состояние, настроение, и настрой работника, знать, как лучше вплетать цели компании в личные цели каждого сотрудника. На блоге делюсь мыслями, на которые хотел бы получить обратную связь от всех работников.
Задача внутренних коммуникаций для меня видится в улучшении сплочённости, мотивированности команды, которые помогают лучше ориентироваться, реагировать на изменения в Среде, правильно ставить цели и эффективно их достигать.
