Самым первым подручным средством, помогавшим мне планировать свои дела, а значит за ограниченное время успевать больше, был обыкновенный блокнотик. Сверху листочка я писал дату и переписывал подряд дела, которые должен сделать за день. Так я поступал более десяти лет. Постепенно дела стали подразделяться по направлениям и важности. Периодически блокноты заменялись маленькими листочками ватмана, которые удобно было носить в заднем кармане джинсов. С середины 90-х в продаже появились удобные органайзеры или ежедневники.
Не знаю почему, но я так и не привык к планировщикам и органайзерам на базе компьютеров, хотя до сих пор помню какой восторг испытал, когда впервые увидел Lotus organizer. Главная причина по-моему в том, что я приучил себя при каждом удобном случае, просматривать план на день. Я пытался распечатывать планы с компа, но мне это не понравилось. Был у меня и ноутбук, но его тоже не натаскаешься с собой.
Долго приглядывался к наладонникам. Года три назад купил простейший Casio PV-S450. Замечательная штука для начинающего, но с весьма ограниченными функциями. Тем не менее, при цене около 200 долларов, вполне приличный организатор, который легко носить с собой.
Летом этого года купил себе Palm m515. Вещь идеальная для того, кто хочет всегда иметь под рукой мощный инструмент, помогающий делать свою жизнь эффективней. Обязательно напишу отдельно о том, как я использую Palm, сейчас же только о том, как он помогает мне в планировании. Даже без учета того, что для него существует масса специальных программ, мне очень нравиться установленная программа “Дела”. В разделе “Категории” я сделал лист на каждый день недели, они мне заменяют привычные листочки со списком дел. Есть у меня категории и по направлениям, например “Газета”, “Сайт”, “Реклама”, “Интернет”, “Надо сделать”, сюда я вношу дела, которые я планирую “на ходу”. Убедился, что многое, что приходит нам в голову, если не записать, может на долгое время забыться. Записи же в этой рубрике очень помогают, когда я сажусь в выходные составлять план на неделю.
Кстати план на неделю и месяц я составляю в Excel, потом переношу в Palm и распечатываю. У меня уже сложилась привычка и убеждение, если запишешь какое-нибудь мероприятие в план, больше вероятности, что оно будет выполнено именно в указанный срок. Стоит мне запланировать встретиться с кем ни будь или созвониться и, на удивление, именно в этот день нужный человек встретиться мне или сам позвонит. Польза писать планы на неделю и на месяц еще в том, что я могу выполнить недельный план по какому ни будь направлению раньше и тогда месячные ориентиры для меня дополнительный стимул работать.
Подытоживая мой рассказ о “помощниках” еще раз их перечислю. Во-первых у меня в компьютере есть очень общий, стратегический план на год. Уже в ноябре я начну наметывать план на 2003 год. Его я записываю в таблице Excel и детально расшифровываю в своих бумажных дневниках. Есть месячные и недельные планы в Excel, в Palmе и распечатанные на листочке А4. Ежедневные планы я держу в программе “Дела” на Palmе. Планы на завтра удобно составлять следующим образом. Просматриваешь запланированное на прошедший день, если дело завершено – просто удаляешь его, если нет – можно перенести его в категорию следующего дня. Планы на следующую неделю составляю в течение текущей. Красной ручкой приписываю на листе с планом, что надо сделать в данном направлении в следующие семь дней. Распечатываю планы на бумаге не только потому, что порой так удобней их анализировать, огромное удовлетворение мне доставляет перечеркивать выполненное дело.
В следующий раз напишу о принципе, по которому я разделяю дела по направлениям.
